Оформление и ведение личного дела сотрудника
В большинстве организаций ведение личных дел работников является обязательным атрибутом, но требует основательного подхода, так как есть определенный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть включены в личное дело, в то время как некоторые, наоборот, вносить в личное дело необязательно.
Личное дело – обязательно его заводить на каждого сотрудника?
Для начала стоит разобраться, что вообще из себя представляет личное дело. Если коротко и по существу – это сбор и систематизация сведений (как правило, о трудовой деятельности) о сотрудниках организации. В негосударственных компаниях сам работодатель может определять в какой форме и как будет осуществляться обязательное ведение личных дел сотрудников. Но в государственных гражданских организациях данная процедура считается обязательной и осуществляется в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. На предприятиях предусмотрено ведение личных дел в обязательном порядке на следующие категории работников:
Глава компании и его заместители.
Начальники отдельных структурных подразделений (отделов), их помощники и лучшие специалисты отдела.
Сотрудники, несущие существенную материальную ответственность по должности, а также работники в списке кадрового резерва для выдвижения на более высокие должности.
Сотрудники, от деятельности которых напрямую зависит правильное функционирование основного органа управления организации.
Но, фактически, в большинстве организаций собирают личные дела абсолютно всех работников, в первую очередь, из-за удобства хранения полной информации о всех сотрудниках в одном месте.
Перечень документов, обязательных для включения в личное дело
Не существует установленного законом списка обязательных документов для личного дела, кроме трудовой книжки, да и то, если у сотрудника нет электронной. Фактически, именно от работодателя зависит, какие конкретно документы должны содержаться в личном деле.
Как правило ведение и хранение личных дел сотрудников входит в обязанности кадровика. И хотя точного перечня документов для ведения личного дела не существует, но зато Закон о защите персональных данных четко определяет, что допускается только сбор информации, касающейся трудовых отношений.