Оформление и ведение личного дела сотрудника

Оформление и ведение личного дела сотрудника

В большинстве организаций ведение личных дел работников является обязательным атрибутом, но требует основательного подхода, так как есть определенный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть включены в личное дело, в то время как некоторые, наоборот, вносить в личное дело необязательно.

Личное дело – обязательно его заводить на каждого сотрудника?

Для начала стоит разобраться, что вообще из себя представляет личное дело. Если коротко и по существу – это сбор и систематизация сведений (как правило, о трудовой деятельности) о сотрудниках организации. В негосударственных компаниях сам работодатель может определять в какой форме и как будет осуществляться обязательное ведение личных дел сотрудников. Но в государственных гражданских организациях данная процедура считается обязательной и осуществляется в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. На предприятиях предусмотрено ведение личных дел в обязательном порядке на следующие категории работников:

  1. Глава компании и его заместители.

  2. Начальники отдельных структурных подразделений (отделов), их помощники и лучшие специалисты отдела.

  3. Сотрудники, несущие существенную материальную ответственность по должности, а также работники в списке кадрового резерва для выдвижения на более высокие должности.

  4. Сотрудники, от деятельности которых напрямую зависит правильное функционирование основного органа управления организации.

Но, фактически, в большинстве организаций собирают личные дела абсолютно всех работников, в первую очередь, из-за удобства хранения полной информации о всех сотрудниках в одном месте.

Перечень документов, обязательных для включения в личное дело

Не существует установленного законом списка обязательных документов для личного дела, кроме трудовой книжки, да и то, если у сотрудника нет электронной. Фактически, именно от работодателя зависит, какие конкретно документы должны содержаться в личном деле. 

Как правило ведение и хранение личных дел сотрудников входит в обязанности кадровика. И хотя точного перечня документов для ведения личного дела не существует, но зато Закон о защите персональных данных четко определяет, что допускается только сбор информации, касающейся трудовых отношений. 

Сюда относятся сведения, которые позволят: 

  • контролировать объем и качество работы;

  • соблюдать нормативные акты и законы;

  • направлять работника на учебу для повышения квалификации;

  • продвигать сотрудника по карьерной лестнице и т.д.

Ни в коем случае не позволяется вносить в личное дело копии документов работника, к примеру, копии паспорта, военного билета или различных документов о высшем или ином образовании, данные документы служат для обработки данных при принятии работника на должность, а дальнейшее их хранение может привести к административному штрафу (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Спокойно можно хранить те документы, которые работник заполнил сам, пусть даже и содержащие какую-либо личную информацию. В основном это различные бланки и анкеты, к примеру, подписанное работником согласие на обработку его личных данных, приказ о вступлении на должность (копия), договор труда, и иные подобные сведения.

Каждый документ, полученный от работника, для внесения в личное дело должен соответствовать двум основным критериям:

  • Уникальность содержащихся в нем сведений, то есть информация может в какой-то мере пересекаться с иным документом, но полностью повторяться не должна, если это требование соблюдено, то можно заносить в личное дело.

  • «Долговечность» документа, здесь речь о том, нужен ли он после его использования по прямому назначению, если в нем опять же нет какой-либо необходимой информации, в противном случае его следует уничтожить или вернуть сотруднику.

Личное дело и порядок его оформления

В основном используется способ сбора данных о сотрудниках в отдельные папки, это наиболее удобный вариант как для работодателя, так и для работника. В личном деле не должны содержаться сведения, прямо или косвенно указывающие на вероисповедание и политические взгляды сотрудника, а также нежелательно присутствие информации о его личной, не относящейся к рабочему процессу, жизни или участии в общественных движениях.

Далее все собранные бумаги следует поместить в обложку и сшить посредством скоросшивателя, на обложке в обязательном порядке должен быть указан уникальный порядковый номер, под которым личное дело регистрируется в учетном журнале. В случае увольнения сотрудника по тем или иным причинам дело изымается, оформляется для отправки в архив и передается туда на хранение.

Существует обязательная форма оформления титульного листа, которой и нужно следовать.

Содержание (реквизиты) титульного листа:

  • Полное наименование организации (указанное в официальных документах).

  • Название структурного подразделения (например, отдела).

  • Указания индекса, архивного шифра и номера.

Существуют прецеденты, когда дело состоит сразу из нескольких томов, в таком случае на обложках томов помимо общего заголовка должен быть указан и заголовок тома. Также в заголовках не должно содержаться упоминаний о том, подлинные ли документы содержатся в личном деле или же копии.

Если в период, охватываемый документами, меняется название компании или отдельной структуры этой организации, то на обложке личного дела старое наименование заключается в скобки и указывается новое название. Данная процедура должна быть повторена и в случае передачи личного дела сотрудника в иную организацию или внутренний отдел.

На первой странице личного дела (то есть на титульном листе) стандартными (арабскими) цифрами пишется период действия личного дела, где крайние даты – время приема сотрудника на должность по момент его увольнения. Если в деле содержатся какие-либо документы (речь в основном о приложениях), дата которых не совпадает с периодом действия дела, то там же добавляется запись о содержании подобных сведений.

Помимо всего вышеперечисленного, на обложке необходимо указать точное количество листов личного дела, добавленных в соответствии с листом-заверителем и срок, в течение которого личное дело должно хранится. Если требуется его постоянное хранение, то вносится запись «Хранить постоянно».

Ведение личных дел 

В процессе рабочей деятельности в дело сотрудника дополнительно могут добавляться следующие документы:

  • Оригиналы (или копии) трудовых соглашений между работником и работодателем, а также различные уведомления об одностороннем внесении (со стороны работодателя) изменений в договор труда.

  • Копии о переводе на другую должность, а также копии о наложении взыскания, или, наоборот, поощрений, уведомления о предпринятых к работнику дисциплинарных мерах.

  • Объяснительные и докладные записки должны быть добавлены в дело в качестве копий.

  • Различные заявления от работника по тем или иным вопросам (в данном случае именно оригинал).

  • Если проводятся аттестации, то их результаты также должны войти в личное дело, как и материалы по медицинским осмотрам.

  • Документ, вследствие которого трудовой договор был расторгнут (прекращен) и копия приказа о расторжении договора.

  • Помимо всего перечисленного, не возбраняется добавлять в дело иные документы, имеющие прямое отношение к рабочему процессу (к примеру, документы, подтверждающие победу работника в конкурсе на свободную должность в компании, различные награды, грамоты и прочее).

Все документы личного дело в идеале должны быть расположены в хронологическом порядке, как минимум, для удобства поиска нужной информации.

Еще в деле должна содержаться (просто заложена, не подшита) минимум одна фотография сотрудника в формате 4х6, где на обороте следует указать полное ФИО. Фотография должна обновляться время от времени (примерно каждые пять лет) для достоверности.

Различные изменения добавляются в дело в качестве дополнительных табличных (как правило) бланков, их конкретная форма оставляется на усмотрение работодателя. В случае, если для указания всех изменений одного бланка не хватает, то там же следом кладется еще один (или сколько понадобится).

Положение о ведении личных дел сотрудников  

Если в организации разработана собственная Инструкция по кадровому делопроизводству, то один из ее разделов должен быть посвящен разъяснению по ведению личных дел сотрудников компании. Также подобный раздел можно внести и в другие локальные акты, которые регламентируют как оформление, так и хранение всей кадровой документации. Не запрещается разработать и отдельное Положение о ведении личных дел, в котором можно учесть все нюансы. 

Форма составления такого Положения свободная, но с некоторыми важными моментами, которые должны быть указаны в обязательном порядке. Речь, в первую очередь, про обозначение конкретной категории сотрудников, на которых будут заведены личные дела, то есть будут ли это исключительно руководители отделов с их заместителями или же абсолютно все работники организации. Не стоит забывать и об уточнении формата документов, в каком виде они должны быть добавлены в дело – в оригиналах или в копиях. Дополнительно указываются лица, ответственные за ведение личных дел.

Личные дела в готовом виде хранятся в отделе кадров в специально предназначенных для этого шкафах, а после увольнения сотрудника – в архиве. Срок хранения разнится в зависимости от того, когда закончено делопроизводство личного дела, если до 1-го января 2003-го года, то срок хранения составит 75 лет, если после этой даты, то 50 лет. Однако личные дела госслужащих, которые не относятся к гражданской государственной службе, на основании ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 должны храниться в течение 75 лет, независимо от даты, когда они были заведены. 

Оформление личного дела для его передачи в архив

Для начала со всех бумаг удаляются скрепки, затем документы по четыре прокола подшиваются в твердый переплет. Здесь самое главное – сохранить возможность свободного прочтения любой информации, содержащейся в личном деле. Заверительный лист прикрепляется в конце дела, а вот бланк описи наоборот – подшивается в начале.

На обложке должны содержаться следующие сведения: количество листов, включая листы с описью и листы-заверители, дата закрытия, сроки хранения. 

Комментарии 0

© ООО "Межрегиональный Информационный центр" Политика конфиденциальности Условия использования Файлы cookie Справка Приложение