Как учитывать затраты на корпоративную одежду для участников выставки?

Участие в выставках и конференциях – это важная часть маркетинговой стратегии многих компаний. Однако, помимо стоимости аренды стенда, логистики и других расходов, компаниям также необходимо учитывать затраты на корпоративную одежду для своих представителей. В этой статье мы рассмотрим, как учитывать эти затраты.

Одежда, выдаваемая сотрудникам для участия в выставке, может оставаться у сотрудников после мероприятия или возвращаться работодателю. Важно учитывать, как эта одежда будет использоваться после выставки. Понимание "судьбы" этой одежды необходимо для правильного учета затрат.

Рассмотрим различные варианты, но отметим, что целостного подхода к этому вопросу не существует, поэтому налогоплательщики могут выбирать, исходя из определенной ситуации. В первую очередь необходимо правильно оценить ситуацию и взвесить все риски. Существует несколько вариантов контроля:

На основании п. 4 ст. 264 НК РФ как затраты на рекламу. Этот способ кажется наиболее логичным, так как главная цель участия в выставке — пиар компании, а значит, все финансовые издержки можно учесть как рекламные. Судебная практика подтверждает этот подход. В 2005 году Арбитражный суд Волго-Вятского округа постановил, что финансовые издержки на производство форменной одежды с эмблемой компании для участия в выставке можно учитывать как рекламные (ненормируемые) расходы (постановление от 13.01.2005, дело N А43-1729/2004-32-152).

Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Буквально через год, 30.10.2006, Федеральная антимонопольная служба опубликовала письмо № АК/18658, в котором объяснила, почему расходы на одежду с эмблемой компании не нужно учитывать как рекламные.

В этом письме, в том числе, раскрывается точка зрения о том, что спорная одежда может использоваться не только на выставке, но и для личных нужд при организации работы компании и осуществлении её деятельности. В этом случае сведения, нанесенные на такую одежду, не будет считаться рекламой. В связи с этим, антимонопольный орган полагает, что контроль затрат на такую одежду не должен осуществляться как на рекламу.

Другой возможный вариант учета финансовых издержек — в соответствии с п. 5 ч. 2 ст. 255 НК РФ как затраты на оплату труда. Для того чтобы можно было учесть такие расходы по этой статье, важно соблюдать два условия:

1. Внешний вид одежды должен наглядно устанавливать принадлежность одетых в неё сотрудников к конкретной компании, то есть одежда должна иметь эмблему этой компании. Логотип должен быть нанесен непосредственно на саму одежду, а не быть на значке, галстуке, косынке или жилете (эта позиция выражена в Письме Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207).

2. Одежда должна вручаться в собственность сотрудникам (этот вывод можно сделать как из вышеприведенного Письма Минфина, так и из другого письма от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109). Таким образом, корпоративная форма, переданная сотруднику на таких условиях, является натуральным заработком сотрудника (ст. 211 НК РФ). При этом, если стоимость формы не более 4000 рублей, она на основании ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ.

Еще один вариант — в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ как финансовые издержки на покупку иного имущества, не являющегося амортизируемым, с учетом того, что одежда не отдается сотрудникам в собственность (Письмо Минфина от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958). В этом письме Минфин также выделил, что такие затраты следует считать осуществленными по дате передачи форменной одежды в производство.