Как создать функционально ориентированный офис

О том, что такое функционально ориентированный офис (Activity-based Office, ABO), какие задачи он помогает решать и как понять, нужен ли он конкретной компании, мы поговорили в прошлой статье. Сегодня расскажу, как организовать в ABO конкретные зоны.

Для начала нужно учесть особенности бизнеса. Если в офис постоянно приходят клиенты (партнёры, поставщики и т. д.), то стоит позаботиться об удобстве и гостей, и сотрудников, а также об имиджевой составляющей. Если «посторонние» бывают редко, то необходимо сосредоточиться на комфорте работников. Это первое. Второе: организуя конкретную рабочую зону, следует опираться на её основные задачи и разрабатывать для неё особый дизайн. Но при этом нельзя забывать, что стиль всего офиса должен быть чем-то объединён (темой, идеей и под.). Например, компания, занимающаяся продажей спортивного инвентаря, одну зону оформила как баскетбольную площадку, другую – как футбольное поле, третью – как легкоатлетический стадион и т. д.

Ресепшен

Основные задачи этой зоны – познакомить клиента с компанией и обеспечить ему комфортное ожидание, а также быть удобным рабочим местом для администратора. Каким именно должен быть ресепшен, опять же зависит от особенностей бизнеса. Но обычно достаточно стойки администратора с компьютером и принтером, нескольких диванов, журнального столика и кулера. Плюс, гардеробная комната, или шкаф-купе, или хотя бы напольная вешалка для верхней одежды. Также в этой зоне необходимо разместить брендовые элементы (логотип, буклеты, визитки и под.) и элементы престижа (благодарственные письма, почётные грамоты, свидетельства о повышении квалификации сотрудников, фото довольных клиентов и/или VIP-гостей и проч.).

Если поток клиентов минимальный, имеет смысл сделать на ресепшене уголок для расслабления – поставить стол для пинг-понга, игровой автомат и под. Ну и, конечно, диваны, предназначенные для гостей, сотрудники могут использовать для собственного отдыха во время обеденного перерыва.

Рабочие места, различные по функционалу и стационарности

Закреплённые рабочие места должны быть у сотрудников, которые всё время проводят в офисе и которым необходимы тишина и покой (бухгалтеры, юристы, кадровики и др.). Такие специалисты обычно работают со стационарными ПК с системным блоком и монитором. У них может быть проводной интернет.

Незакреплённые рабочие места могут быть сидячими и стоячими. Их стоит оборудовать ноутбуками с хорошим Wi-Fi. Незакреплённые рабочие места могут быть классическими – стол + стул, а могут быть неформальными – пуфик, мягкое кресло, диван, подоконник, оборудованный местами для сидения, и под. Такие рабочие места предназначены для сотрудников, которые появляются в офисе время от времени, поскольку работают на выезде или частично на удалёнке.

Рабочая зона может быть закрытой (только кабинеты), только открытой (open space) и смешанной. Чтобы определить, какой вариант лучше, необходимо понаблюдать за сотрудниками, проанализировать особенности их работы (кто с кем чаще контактирует, чтобы разместить этих людей ближе друг другу, кому нужно постоянно распечатывать документы, чтобы посадить их недалеко от принт-зоны, и проч.), и, конечно, максимально учесть пожелания самих специалистов.

В рабочей зоне должны быть шкафчики для личных вещей работников, которые пользуются нестационарными рабочими местами.

Зоны для совместной работы (зоны мозгового штурма)

Такие зоны тоже можно организовать по-разному. В идеале они должны быть изолированы от других помещений, ведь для совместной работы важно уединение. Внутри должны быть инструменты, необходимые для командного взаимодействия – большой стол, доска, маркеры, экран и оборудование для видеоконференций, если кто-то будет подключаться к обсуждению удалённо. Хорошо, если есть возможность разместить в этой зоне элементы уюта – комнатные растения, диваны, пуфики, шкафы, наполненные книгами, картины или фото, висящие на станах, и под.

Однако если нет возможности сделать отдельное помещение для совместной работы, то для этой цели можно использовать зону отдыха и даже кухню. Но тогда необходимые для совместной работы инструменты нужно будет всякий раз приносить и уносить.

Комнаты для переговоров

Здесь важно, как часто будет необходима такая функциональная зона, поскольку если переговоры идут постоянно, то понадобится не одна, а две, три или даже четыре переговорные комнаты разных размеров. Либо для этой цели нужно будет использовать другие пространства, например, акустические кабины для телефонных звонков и онлайн-встреч.

В переговорной комнате должна быть звукоизоляция, для чего её нужно отделать специальными шумопоглощающими материалами – напольным покрытием и настенными панелями. Плюс, нужны особые элементы интерьера – акустические шторы, а также акустическая мебель и обычные комнатные растения или даже фитостены, которые затрудняют распространение звука.

Переговорную комнату нужно оборудовать теми же инструментами, что и зону для совместной работы. Особенно важно, чтобы в ней было оборудование для видеоконференций, чтобы к процессу могли подключиться участники из других филиалов, городов или стран.

Если переговорная отделена от других помещений лишь стеклянной перегородкой, то необходимо позаботиться о приватности, которую могут обеспечить шторы и/или непрозрачная плёнка.

Зона отдыха (лаундж-зона)

Конечно, уголок отдыха должен быть уютным и в идеале никак не напоминать о работе, чтобы в перерывах сотрудники могли отключиться от профессиональных задач и расслабиться. Вариантов его организации масса – диваны, кресла, столики, книги, настольные игры, тренажёры, обеденная зона со столами и стульями, даже камин. Если это пространство всё-таки используется для переговоров, мозговых штурмов или обсуждения текущих задач, то необходимы переносные шумоизолирующие перегородки.

Зону отдыха можно сделать тематической – лес, загородный дом, уютный дворик, Париж, Лондон, Нью-Йорк и т. д.

Кухня

Здесь особых премудростей нет: кухонный гарнитур, столы и стулья, кулер, кофе-машина, микроволновки и проч. Если есть возможность, стоит организовать раздельный сбор мусора (стекло, бумага/картон, пластик, алюминиевые банки). Правда, придётся провести с сотрудниками серьёзную разъяснительную работу, поскольку пластик нужно тщательно вымыть, убрав все остатки пищи, с ПЭТ-бутылок необходимо снять крышки и кольца от них (это другой вид вторсырья) и т. д. Сортировка отходов – целая система, включающая не один десяток правил, которые нужно соблюдать, иначе весь процесс теряет смысл (замасленный картон не годится для переработки, смещение разных видов пластика может привести к порче оборудования и т. д.).

Акустические кабины (отдельные помещения для телефонных звонков и онлайн-встреч)

Эти зоны ещё называют скайп-комнатами и телефонными кабинами. Их можно самостоятельно оборудовать в одном из офисных помещений либо купить готовые и установить в нужном месте. Конечно, готовое решение стоит немалых денег. Плюс, нужно ждать в среднем месяц, пока капсулу привезут и поставят.

Вспомогательные зоны и помещения – ресепшен, лаунж, кухню, серверную и т. д. – лучше разместить подальше от рабочих пространств, чтобы шум не отвлекал сотрудников. Зону отдыха не стоит располагать рядом с кабинетом руководителя: специалисты будут испытывать дискомфорт, из-за которого им окажется трудно отвлечься и расслабиться. В функционально ориентированном офисе возможны и особые зоны, которые никак не ожидаешь в них увидеть. Например, парковка для электросамокатов сотрудников и клиентов.

Для функционально ориентированного офиса необходимо особое программное обеспечение: система бронирования общих помещений (переговорных, акустических кабин и проч.), высокоскоростной беспроводной интернет (если необходимо, то с гостевой сетью), цифровые инструменты для совместной работы и для беспрепятственного доступа к любой информации.

Функционально ориентированный офис – это грамотно организованное пространство, которое улучшает управление бизнес-процессами и оптимизирует использование человеческого капитала, благотворно влияет на имидж компании и на производительность труда специалистов. ABO позволяет, во-первых, сократить издержки на аренду и обслуживание офиса, а во-вторых, быстрее и легче менять рабочее пространство под новые задачи и новых сотрудников. Правда, у него есть и минусы – он подходит не всем видам организаций (например, он не подойдёт для классической вертикально структурированной компании со строгой иерархией). Плюс, работникам старших поколений трудно адаптироваться в такой среде, поскольку им приходится тратить больше времени на поиск и настройку рабочего места, чем их молодым коллегам. Однако если коллектив состоит из людей не старше 40 лет, а специфика бизнеса такова, что ему нужно безостановочно меняться, то Activity-basedOffice– оптимальное решение для эффективной организации рабочего пространства.