Как подготовить театральные гастроли

Для подготовки гастролей сначала необходимо выбрать соответствующую модель проведения, договориться об условиях, составить соглашение, сформировать гастрольную команду, решить, какие спектакли будут показаны, а также учитывать особенности зарубежных поездок и обменов гастролями.

Какие существуют модели гастролей

Существует три основных модели организации гастролей:

• театр организует гастроли самостоятельно, финансируя их из собственного бюджета и инициируя поездку;

• гастроли устраивает принимающая сторона;

• гастроли осуществляют совместно обе стороны.

В первом варианте театр использует свои финансовые ресурсы и самостоятельно выбирает направление для гастролей. Однако эта модель применяется редко, поскольку театрам сложно найти средства на такие мероприятия ввиду бюджетных ограничений.

Во втором варианте гастроли организуются по приглашению, часто от фестивальных организаторов, которые берут на себя расходы на дорогу, проживание, питание и технический райдер. Этот способ является наиболее популярным.

В третьем варианте стороны делят затраты, а также иногда обмениваются гастролями. К примеру, театр имени Ленсовета устроил обменные гастроли с новосибирским театром "Красный Факел".

Продолжительность гастролей варьируется. В случае с фестивалями, организаторы не склонны задерживать театр надолго. Чаще всего гастроли длятся три дня: в первый день труппа приезжает и устанавливает сценографию, на второй день происходит представление, а на третий театр утром отправляется обратно. Если у вас минимальное количество реквизита, можно сэкономить и приехать на один день, если это устраивает актеров.

Как договориться о проведении гастролей

Для организации гастролей можно договориться по телефону или лично встретиться с их организаторами.  Они могут выбрать понравившийся спектакль и обсудить условия гастролей. После этого театр и организаторы договариваются о нескольких важных аспектах.

1. Место проведения. Организаторы предоставляют все технические сведения о площадке, которые должен уточнить технический директор театра. Также ему потребуется заниматься вопросами таможни, если гастроли проходят за границами страны, например, получать разрешение на провоз оборудования.

1. Гастрольная команда. Гастрольный менеджер согласовывает условия контракта, включая размер гонорара. Поездка без гонорара имеет смысл только в случае участия в очень престижном театральном фестивале и попадания в его буклеты.

   Ответственность за сбор и координацию гастрольной группы возлагается на гастрольного менеджера. В крупных театрах функцию одобрения артистов выполняет руководитель труппы. Состав технической команды утверждает заведующий постановкой или технический директор. После этого создается таблица с данными гастрольных групп. В этой таблице указываются фамилия, имя, отчество, должность, спектакли и дата рождения каждого участника, что необходимо для бронирования билетов на поезд и самолет. В случае заграничных гастролей фамилии пишутся латиницей, а также добавляются сроки действия загранпаспорта и визы. Далее вся информация о группе передается организаторам.

2. Билеты. Театр либо самостоятельно приобретает билеты после получения средств от организаторов, либо отправляет им утвержденные списки, по которым организаторы покупают билеты. Учтите, что иногда зарубежным организаторам невыгодно приобретать билеты для гастролирующей труппы, и они могут увеличивать гонорар на сумму проезда, предоставляя возможность купить билеты самостоятельно. Тем не менее, договариваться с авиакомпанией напрямую проще. Так вы сможете гарантировать, что ваш незаменимый реквизит, который нельзя сдать в багаж, будет разрешено взять в салон.

Важно!

Могут возникнуть сложности с самостоятельным приобретением билетов, например, с согласованием их стоимости. Для государственного театра выгоднее сотрудничать с агентством-посредником, чтобы соответствовать требованиям законодательства о государственных закупках. Частный театр может обратиться к авиакомпании за коммерческим предложением, действующим определенный период, например, неделю. В течение этой недели согласовывается сумма закупки билетов с руководством, подписывается коммерческое предложение и происходит покупка билетов.

Как сформировать гастрольную труппу

Для формирования гастрольной труппы включите в команду артистов, менеджера, специалиста по связям с общественностью, технического руководителя, а также профессионалов в области звука, света и видеосъёмки. Также потребуются костюмер и гример. Обдумайте, возможно ли распределение нескольких обязанностей на одного человека в ходе гастролей.

Выбор спектакля для гастролей

Если вы едете на фестиваль или впервые посетите новый город, выберите спектакль, максимально отражающий суть вашего театра. Если же аудитория уже знакома с вашим стилем исполнения, попробуйте представить более экспериментальные постановки.

Организуйте пресс-конференцию, мастер-класс или творческую встречу в местах гастролей. Это поможет наладить контакт с публикой и представить ваш театр потенциальным партнерам и спонсорам.

Учтите продолжительность спектакля. На первых гастролях лучше придерживаться оптимального времени постановки, чтобы зрители не утомились и не потеряли интерес.

Какие отличия у организации гастролей за рубежом

Решив организовать гастроли с выездом за границу, будьте готовы к тому, что взаимодействие с местными организаторами будет происходить на иностранном языке, чаще всего на английском. Важно, чтобы в вашем коллективе был человек, свободно владеющий этим языком.

Могут возникнуть трудности с оформлением декораций, оборудования и груза. Технический директор должен решить все вопросы с таможенными службами и правильно оформить карнет АТА, включив в него полный перечень перевозимых предметов. Помните, что все указанные в карнете вещи должны быть возвращены в том же количестве. Также некоторые предметы не допускаются к вывозу, включая потребительские товары, одноразовые изделия и коммерческую продукцию.

Еще один важный аспект - оформление виз, на что нужно дополнительно время. Если в России подготовка к гастролям может занять месяц, за исключением дней массовых мероприятий, таких как чемпионат мира по футболу, то на согласование и получение документов для выезда за границу потребуется около трех месяцев.